Perbedaan Digitalisasi dan Transformasi Digital Pengertian, Contoh, dan Penerapannya
Istilah digitalisasi dan transformasi digital semakin sering digunakan ketika membahas perkembangan teknologi dalam bisnis, pemerintahan, pendidikan, hingga kehidupan sehari-hari. Meskipun terdengar mirip, keduanya memiliki arti dan ruang lingkup yang berbeda.
Digitalisasi umumnya berhubungan dengan penggunaan teknologi digital untuk menggantikan atau meningkatkan proses yang sebelumnya dilakukan secara manual. Sementara itu, transformasi digital memiliki cakupan lebih luas karena melibatkan perubahan cara organisasi bekerja, memberikan layanan, mengambil keputusan, hingga menciptakan model bisnis baru.
OECD menjelaskan bahwa digitalisasi berkaitan dengan penggunaan teknologi dan data digital yang dapat menghasilkan aktivitas baru atau mengubah aktivitas yang sudah ada. Transformasi digital mencakup dampak yang lebih luas dari proses digitasi dan digitalisasi terhadap organisasi, ekonomi, serta masyarakat.
Memahami perbedaan digitalisasi dan transformasi digital penting agar perusahaan atau organisasi tidak menganggap penggunaan teknologi sederhana sebagai transformasi menyeluruh.
Apa Itu Digitalisasi?
Digitalisasi adalah proses memanfaatkan teknologi digital untuk memperbaiki, mempercepat, atau mengubah suatu aktivitas dan proses kerja.
Misalnya, sebuah perusahaan sebelumnya mencatat transaksi menggunakan buku kas. Setelah menerapkan digitalisasi, pencatatan transaksi dilakukan menggunakan aplikasi akuntansi. Proses dasarnya masih sama, yaitu mencatat pemasukan dan pengeluaran, tetapi media dan cara pengerjaannya menjadi digital.
Digitalisasi dapat diterapkan dalam banyak aktivitas seperti administrasi, pemasaran, komunikasi, pembayaran, pengelolaan pelanggan, penyimpanan dokumen, hingga manajemen inventaris.
OECD menyebut digitalisasi sebagai penggunaan teknologi dan data digital serta keterhubungannya sehingga menghasilkan aktivitas baru atau perubahan terhadap aktivitas yang sudah ada.
Jika ingin memahami konsep dasarnya secara lebih lengkap, baca juga artikel Apa Itu Digitalisasi? Pengertian, Tujuan, dan Manfaatnya.
Digitalisasi tidak selalu berarti mengubah seluruh perusahaan. Sebuah organisasi dapat melakukan digitalisasi hanya pada satu atau beberapa bagian tertentu.
Sebagai contoh, bagian keuangan menggunakan aplikasi akuntansi, bagian pemasaran menggunakan media sosial, sementara kegiatan operasional lainnya masih dilakukan secara manual. Kondisi tersebut sudah termasuk digitalisasi, tetapi belum tentu dapat disebut transformasi digital.
Apa Itu Transformasi Digital?
Transformasi digital adalah perubahan yang lebih luas dengan memanfaatkan teknologi digital untuk mengubah cara organisasi menjalankan aktivitas, memberikan layanan, mengambil keputusan, dan menghasilkan nilai.
Transformasi digital bukan sekadar mengganti kertas dengan aplikasi atau memindahkan data ke komputer. Perubahannya dapat mencakup teknologi, proses kerja, strategi perusahaan, kemampuan sumber daya manusia, pengalaman pelanggan, hingga model bisnis.
Kajian mengenai transformasi digital juga banyak menggambarkannya sebagai perubahan organisasi yang dipicu dan dibentuk oleh penyebaran teknologi digital. Artinya, teknologi bukan hanya alat tambahan, tetapi menjadi salah satu bagian utama dalam perubahan organisasi.
Contohnya dapat dilihat pada perusahaan ritel.
Digitalisasi terjadi ketika perusahaan mengganti pencatatan stok manual menjadi sistem inventaris digital.
Transformasi digital terjadi ketika perusahaan menghubungkan sistem inventaris, toko online, pembayaran digital, data pelanggan, pemasaran, gudang, dan pengiriman dalam satu ekosistem. Data tersebut kemudian digunakan untuk memperkirakan permintaan pelanggan, mengatur persediaan, memberikan rekomendasi produk, serta meningkatkan pengalaman berbelanja.
Inilah alasan transformasi digital memiliki cakupan jauh lebih besar dibandingkan digitalisasi.
Perbedaan Digitalisasi dan Transformasi Digital
Perbedaan utama antara digitalisasi dengan transformasi digital dapat dilihat dari tujuan, ruang lingkup, teknologi, hingga dampaknya terhadap organisasi.
| Aspek | Digitalisasi | Transformasi Digital |
|---|---|---|
| Fokus | Mengubah atau meningkatkan proses menggunakan teknologi digital | Mengubah cara organisasi bekerja dan menciptakan nilai |
| Ruang lingkup | Biasanya pada aktivitas atau proses tertentu | Mencakup banyak bagian organisasi |
| Tujuan | Efisiensi dan kemudahan | Perubahan strategis dan peningkatan daya saing |
| Teknologi | Digunakan sebagai alat pendukung | Menjadi bagian dari strategi organisasi |
| Proses bisnis | Memperbaiki proses yang sudah ada | Dapat menciptakan proses baru |
| Data | Data disimpan dan dikelola secara digital | Data digunakan untuk analisis dan pengambilan keputusan |
| Sumber daya manusia | Penyesuaian penggunaan teknologi | Perubahan keterampilan, budaya, dan pola kerja |
| Pelanggan | Mempermudah layanan | Mengubah pengalaman pelanggan secara menyeluruh |
| Dampak | Biasanya terbatas pada efisiensi | Dapat memengaruhi seluruh organisasi |
| Waktu penerapan | Relatif lebih cepat | Biasanya dilakukan secara bertahap dan berkelanjutan |
Dengan demikian, digitalisasi lebih berfokus pada bagaimana teknologi digunakan dalam suatu proses, sedangkan transformasi digital berfokus pada bagaimana teknologi dapat mengubah organisasi secara menyeluruh.
Hubungan Digitalisasi dengan Transformasi Digital
Meskipun berbeda, digitalisasi dan transformasi digital saling berhubungan.
Digitalisasi sering menjadi salah satu fondasi menuju transformasi digital. Organisasi membutuhkan data, sistem, dan proses digital sebelum mampu mengintegrasikan teknologi secara lebih luas.
OECD menjelaskan bahwa digitasi dan digitalisasi menjadi bagian yang membentuk transformasi digital.
Prosesnya dapat dipahami secara sederhana.
Sebuah toko awalnya mencatat pesanan pelanggan di atas kertas. Dokumen tersebut kemudian dipindahkan ke komputer sehingga data lebih mudah disimpan. Setelah itu, toko menggunakan aplikasi kasir dan sistem inventaris sehingga transaksi dan stok dapat dikelola secara digital.
Pada tahap yang lebih maju, toko membuat website atau aplikasi, menyediakan pembayaran digital, menghubungkan data pelanggan dengan sistem pemasaran, mengintegrasikan gudang dengan penjualan, serta menggunakan analisis data untuk menentukan produk yang paling diminati.
Perubahan yang awalnya hanya menyentuh pencatatan akhirnya mengubah sebagian besar cara perusahaan menjalankan bisnis.
Untuk memahami urutannya secara lebih detail, Anda dapat membaca Proses Digitalisasi: Tahapan dari Sistem Manual ke Digital.
Contoh Digitalisasi dalam Bisnis
Salah satu cara termudah memahami digitalisasi adalah melihat aktivitas perusahaan sehari-hari.
Perusahaan yang awalnya memberikan slip gaji dalam bentuk kertas kemudian menyediakan slip gaji melalui aplikasi karyawan telah melakukan digitalisasi.
Restoran yang sebelumnya menerima pesanan secara manual kemudian menggunakan sistem point of sale juga menerapkan digitalisasi.
Contoh lainnya adalah perusahaan yang menggunakan penyimpanan cloud sehingga dokumen dapat diakses oleh karyawan dari berbagai lokasi.
Teknologi seperti ERP juga dapat membantu perusahaan mengintegrasikan informasi terkait keuangan, sumber daya manusia, penjualan, pembelian, inventaris, dan aktivitas bisnis lainnya. OECD mencatat bahwa sistem ERP dapat membantu meningkatkan efisiensi back-office sekaligus mendukung perencanaan perusahaan.
Contoh yang lebih dekat dengan aktivitas masyarakat dapat dilihat dalam artikel Contoh Digitalisasi dalam Kehidupan Sehari-hari.
Contoh Transformasi Digital dalam Bisnis
Transformasi digital memiliki skala yang lebih besar.
Misalnya, sebuah bank tidak hanya membuat dokumen nasabah menjadi digital. Bank tersebut membangun mobile banking sehingga pelanggan dapat membuka rekening, melakukan pembayaran, mengirim uang, mengelola kartu, mengajukan layanan tertentu, serta memantau transaksi tanpa harus datang ke kantor cabang.
Perubahan tersebut memengaruhi layanan pelanggan, sistem keamanan, infrastruktur teknologi, proses internal, kebutuhan karyawan, serta strategi perusahaan.
Contoh lainnya adalah perusahaan transportasi yang sebelumnya menerima pemesanan melalui telepon kemudian membangun platform digital yang menghubungkan pengguna, pengemudi, pembayaran, lokasi, promosi, dan layanan pelanggan secara langsung.
Perusahaan bukan hanya membuat pemesanan menjadi digital. Model operasionalnya ikut berubah.
Hal inilah yang menjadi karakter penting dari transformasi digital.
Digitalisasi Berfokus pada Efisiensi
Salah satu tujuan utama digitalisasi adalah meningkatkan efisiensi.
Pekerjaan yang sebelumnya membutuhkan waktu beberapa jam dapat diselesaikan lebih cepat menggunakan perangkat lunak. Dokumen tidak perlu dicari di tumpukan arsip karena dapat ditemukan melalui sistem pencarian.
Data juga dapat diproses lebih mudah sehingga mengurangi pekerjaan berulang.
Misalnya, laporan penjualan yang sebelumnya dibuat secara manual setiap akhir bulan dapat dihasilkan secara otomatis melalui aplikasi.
Manfaat digitalisasi bagi perusahaan tidak berhenti pada penghematan waktu. Teknologi juga dapat meningkatkan akses informasi, memperbaiki kolaborasi, serta mengurangi beberapa jenis kesalahan manusia.
Pembahasan lebih lengkap mengenai dampaknya tersedia dalam artikel Manfaat Digitalisasi bagi Bisnis dan Masyarakat.
Transformasi Digital Berfokus pada Perubahan Strategis
Transformasi digital mempunyai tujuan yang lebih strategis.
Perusahaan dapat menggunakan teknologi untuk menemukan cara baru dalam melayani konsumen, meningkatkan pengalaman pelanggan, mempercepat pengambilan keputusan, atau bahkan menciptakan sumber pendapatan baru.
Data mempunyai peranan penting dalam tahap ini.
Sebuah perusahaan tidak hanya menyimpan data transaksi. Data tersebut dapat dianalisis untuk memahami pola pembelian, mengetahui produk populer, memperkirakan permintaan, atau menentukan strategi pemasaran.
Karena itu, transformasi digital sering melibatkan penggunaan beberapa teknologi sekaligus, mulai dari cloud computing, otomatisasi, analisis data, sistem terintegrasi, Internet of Things hingga kecerdasan buatan.
Namun, penggunaan teknologi canggih saja tidak otomatis membuat sebuah organisasi mengalami transformasi digital.
Perubahan tetap harus memberikan dampak nyata terhadap proses, strategi, layanan, atau cara organisasi menciptakan nilai.
Kapan Perusahaan Membutuhkan Digitalisasi?
Digitalisasi cocok menjadi prioritas ketika perusahaan masih mempunyai banyak proses manual.
Misalnya, pencatatan stok masih menggunakan buku, dokumen hanya tersedia dalam bentuk fisik, transaksi dicatat menggunakan spreadsheet terpisah, atau komunikasi antarbagian belum menggunakan sistem yang terintegrasi.
Dalam kondisi seperti ini, perusahaan sebaiknya tidak langsung menggunakan banyak teknologi kompleks.
Prioritas pertama adalah menentukan proses yang paling banyak menghabiskan waktu atau memiliki risiko kesalahan tinggi. Setelah itu, pilih teknologi yang memang mampu memperbaiki proses tersebut.
Pendekatan bertahap biasanya lebih mudah diterapkan karena perusahaan dapat mengevaluasi manfaat setiap teknologi sebelum memperluas penggunaannya.
Kapan Perusahaan Membutuhkan Transformasi Digital?
Transformasi digital dibutuhkan ketika perusahaan ingin melakukan perubahan lebih besar daripada sekadar meningkatkan efisiensi.
Misalnya, perilaku konsumen mulai berubah ke kanal online, kompetitor menawarkan layanan yang lebih cepat, data perusahaan tersebar di banyak sistem, atau model bisnis lama tidak lagi mampu mengikuti perubahan pasar.
Pada kondisi tersebut, perusahaan perlu melihat teknologi sebagai bagian dari strategi.
Pertanyaannya bukan lagi hanya “aplikasi apa yang harus digunakan?”, tetapi berubah menjadi “bagaimana teknologi dapat membuat perusahaan memberikan nilai yang lebih baik kepada pelanggan?”
Perubahan tersebut membutuhkan keterlibatan manajemen, karyawan, teknologi, data, proses operasional, dan strategi bisnis.
Apakah Digitalisasi Harus Dilakukan Sebelum Transformasi Digital?
Dalam banyak kasus, digitalisasi menjadi fondasi penting sebelum transformasi digital dilakukan secara luas.
Organisasi sulit menggunakan analisis data ketika sebagian besar informasinya belum tersedia dalam format digital. Sistem otomatis juga sulit diterapkan ketika proses kerja tidak memiliki data yang terstruktur.
Namun, tidak ada tahapan yang harus selalu diterapkan dengan pola identik.
Setiap perusahaan mempunyai tingkat kesiapan teknologi, kebutuhan, ukuran organisasi, sumber daya, dan tujuan yang berbeda.
Perusahaan kecil mungkin memulai dari sistem pembayaran dan pembukuan digital. Perusahaan yang sudah mempunyai infrastruktur teknologi matang dapat langsung berfokus pada integrasi data, otomatisasi, atau pengembangan model layanan baru.
Hal terpenting adalah teknologi diterapkan berdasarkan masalah dan tujuan yang jelas.
Kesalahan Memahami Transformasi Digital
Kesalahan yang cukup umum adalah menganggap pembelian perangkat lunak baru sebagai transformasi digital.
Menggunakan cloud storage, membuat website, menggunakan media sosial, atau menyediakan pembayaran digital memang termasuk langkah penting dalam digitalisasi. Namun, tindakan tersebut belum otomatis menghasilkan transformasi digital.
Transformasi terjadi ketika teknologi ikut mengubah proses kerja, keputusan, pengalaman pelanggan, atau model organisasi.
Perusahaan juga perlu memperhatikan kemampuan karyawan dalam menggunakan teknologi.
Sistem yang canggih tidak akan memberikan hasil maksimal jika karyawan tidak memahami cara menggunakannya atau proses bisnisnya masih menggunakan cara lama.
Karena itu, aspek manusia dan budaya organisasi mempunyai peranan sama pentingnya dengan teknologi.
Kesimpulan
Perbedaan digitalisasi dan transformasi digital terutama terletak pada ruang lingkup dan tujuan perubahan.
Digitalisasi berfokus pada penggunaan teknologi untuk mengubah atau meningkatkan proses yang sebelumnya manual maupun kurang efisien. Contohnya adalah penggunaan aplikasi kasir, dokumen digital, software akuntansi, pembayaran digital, atau sistem inventaris.
Transformasi digital mempunyai cakupan lebih luas. Teknologi digunakan untuk mengubah cara organisasi bekerja, mengambil keputusan, memberikan layanan kepada pelanggan, serta menciptakan nilai baru.
Keduanya tidak perlu dipertentangkan karena saling berhubungan. Digitalisasi dapat menjadi fondasi yang membantu organisasi bergerak menuju transformasi digital.
Perusahaan juga tidak harus menggunakan teknologi paling canggih sejak awal. Langkah yang lebih penting adalah memahami masalah yang ingin diselesaikan, mengubah proses yang memang membutuhkan perbaikan, serta memastikan teknologi memberikan manfaat yang dapat diukur.
Dengan memahami perbedaan keduanya, organisasi dapat menentukan apakah kebutuhan saat ini hanya berupa digitalisasi proses tertentu atau sudah memerlukan transformasi digital yang lebih menyeluruh.
FAQ tentang Digitalisasi dan Transformasi Digital
Apa perbedaan utama digitalisasi dan transformasi digital?
Digitalisasi menggunakan teknologi untuk memperbaiki atau mengubah proses tertentu, sedangkan transformasi digital mencakup perubahan yang lebih luas terhadap strategi, proses, budaya kerja, layanan pelanggan, dan model organisasi.
Apakah menggunakan aplikasi sudah termasuk transformasi digital?
Belum tentu. Menggunakan aplikasi biasanya merupakan bagian dari digitalisasi. Transformasi digital terjadi ketika teknologi tersebut memberikan perubahan yang lebih luas terhadap cara organisasi bekerja atau menciptakan nilai.
Apakah digitalisasi merupakan bagian dari transformasi digital?
Ya. Digitalisasi dapat menjadi salah satu fondasi transformasi digital karena menyediakan proses dan data digital yang kemudian dapat diintegrasikan dan dikembangkan lebih lanjut.
Mana yang harus dilakukan terlebih dahulu?
Untuk organisasi yang masih banyak menggunakan proses manual, digitalisasi biasanya menjadi langkah awal yang lebih tepat. Setelah sistem dan data digital semakin matang, organisasi dapat mengembangkan perubahan yang lebih luas menuju transformasi digital.
